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Funciones lógicas en Calc

Las funciones lógicas en calc son, FALSO(), VERDADERO(), Y(), O(), XOR(), SI(), NO()
Veamos primero lo que realiza cada una de ellas y posteriormente revisaremos algunos ejemplos de su uso.

FALSO()

No acepta ningún argumento. Siempre devuelve el valor falso.

VERDADERO()

No acepta ningún argumento.  Siempre devuelve el valor verdadero.

NO()

Invierte un valor lógico. Por ejemplo, NO(FALSO()) devolverá verdadero.

O()

Acepta como argumentos expresiones lógicas que devuelven valores lógicos, o matrices que contienen valores lógicos. Devuelve verdadero si, al menos, uno de los argumentos es verdadero. Si todos los argumentos son falsos, devuelve falso.

Y()

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Si uno de los elementos es FALSO, esta función devuelve el valor FALSO.

XOR()

Acepta expresiones lógicas que devuelven valores lógicos o matrices de valores lógicos. Si un número impar de argumentos se valora como verdadero, devuelve verdadero.

SI()

Se utiliza para definir una prueba lógica a ejecutar.
Lleva 1, 2 ó 3 argumentos. El primero es la expresión lógica a evaluar. El segundo es el valor que se devuelve si la expresión se evalúa como verdadera. El tercero es el valor que se devuelve si la expresión se evalúa como falsa.

Ejemplos.

Constrúyase la tabla siguiente en la hoja de cálculo:




Note que se incluye una fila con los títulos de las columnas, solo para fines de presentación. Observe que al salir de cada celda se presenta el resultado de la expresión ingresada, por lo que verá:



La función =Y(A2;B5) devolverá FALSO.

La función =O(A2:B5) devolverá VERDADERO

La función =NO(A2) devuelve FALSO

La función =SI(A2;B5) devuelve FALSO

La función =SI(A2) devuelve verdadero.

La función =SI(A2,”Tienes palomita”,”Repasa de nuevo”) devuelve ... (descúbrelo tú)

Haciendo cosas interesantes

Hasta aquí, un estudio breve de las funciones lógicas. Ahora, a jugar un poco con ellas. Consideremos los datos mostrados en la tabla siguiente:


Podemos suponer que administramos una tienda en la cual se venden ciertos artículos que usan forro de plástico o de cuero. Los datos mostrados representarían, digamos, las cantidades de dichos artículos que se han vendido mensualmente en cada uno de esos materiales.

Usando las funciones lógicas que estudiamos previamente, podemos hacer varios análisis sencillos. Por ejemplo, si nos interesa conocer en qué meses se vendieron más unidades de artículos con forro de plástico que artículos en forro de cuero, podemos emplear la función SI() para marcar la columna con un asterisco, como se muestra en la imagen siguiente:



¿Cómo se hizo? Pues en la fila 6 se pusieron fórmulas como =SI(B3>B4,"*",""). O sea que se usa la fórmula B3>B4 como expresión a evaluar, se especifica la respuesta a devolver en caso de que la comparación sea verdadera (“*”) y se especifica también la respuesta en caso de que la expresión sea falsa (“”). Prueba a ver cómo se ve el resultado si eliminas el tercer argumento. ¿Y si eliminas el segundo?

Formato condicional

Cuando se analizan muchos datos, puede ser conveniente ayudarse un poco con el formato de las celdas para destacar los valores que nos interesa encontrar.

Volviendo al ejemplo anterior, podríamos estar interesados en conocer en cuáles casos las ventas de artículos forrados con plástico representan el 60% o más de nuestras ventas. En ese caso, nos gustaría que el mes se destacara sobre un fondo amarillo. ¿Cómo se hace esto? Bueno, pues, como decía Jack el Destripador, vamos por partes.

Primero, veamos cómo determinar al porcentaje de las ventas de esos artículos en el mes. La fila que contiene las ventas de los artículos con forro de plástico es la 3, en tanto que las ventas totales se determinan en la fila 5. Por tanto, la expresión =B3/B5 nos dará la proporción de ventas de los artículos que nos interesan con respecto al total.
Ahora debemos comparar este valor con el 60% (0.6) para ver cuándo es mayor o igual, por lo que usaríamos una expresión como =b3/b5>=0.6

Para hacer fácil el seguimiento del ejemplo, en la ilustración siguiente se han incluido dos nuevas filas que contienen estas fórmulas. La fila 7 contiene la fórmula =b3/b5 (y se ha copiado a las demás columnas), en tanto que la fila 8 compara con el valor de referencia, =b7>=0.6

No es necesario incluir estas filas. Solo se han incluido, como ya se mencionó, para facilitar la lectura del ejemplo.

Ahora podemos ver cuáles son los meses en los cuales debemos resaltar el nombre del mes con un fondo de color amarillo: febrero y diciembre. Sin embargo, no los destacaremos picando en las celdas y marcando el color de fondo. Imagina que los datos que estás estudiando son muchos más. Sería muy ineficiente hacerlo de esa manera. Por el contrario, queremos que la hoja de cálculo sea la que nos resalte estos casos y no hacer  nosotros la inspección.

Para indicarle a calc que haga esto seguiremos unos pasos sencillos. Ya que definimos que sea amarillo el color a usar como fondo de la celda del mes en el cual ocurra la condición que queremos encontrar, pondremos ese color como fondo de alguna celda, por ejemplo, la q2 (o la que quieras tú, en tanto sea una celda vacía). En esa celda picamos con el botón derecho para activar el menú contextual y seleccionamos “formatear celdas”. Seleccionamos el color de fondo y picamos en “aceptar”. En la ventana “Estilos y formato” (F11) picamos en el botón “Estilo nuevo a partir de selección” y le ponemos un nombre, por ejemplo, “mayor a 60”.

El valor de referencia contra el cual compararemos, es decir, el 60%, es fijo en este ejemplo, por lo cual lo podemos escribir en una celda. Yo he elegido colocarlo en la misma celda que usé para definir el estilo, o sea, la q2, pero no tiene por qué ser así. Entonces, en la celda q2, he ingresado el valor 0.6.

Ahora solo falta aplicar el formato en los casos que el valor de las ventas de productos en plástico represente 60% o más de las ventas del mes. Vamos a la celda donde está el mes de enero y piquemos en el menú formato->formato condicional->condición. Cambiar el tipo de condición (aparece “el valor de la celda es”) por “la fórmula es” y en el campo que aparece poner la condición que deseamos evaluar, es decir, b3/b5>=q2 (porque yo puse en q2 mi valor de referencia). Igual podrías poner en la fórmula b3/b5>=0.6, pero yo prefiero poner la referencia en una celda, por si quiero cambiar la condición posteriormente. En “aplicar estilo” cambia el predeterminado por el que definiste previamente. En mi caso, “Mayor 60”. Luego, en la parte inferior de la ventana, elige el selector de rangos y define el rango de celdas a las cuales les deseas aplicar este formato condicional. Pica en aceptar. Obtendrás lo que se muestra en la figura siguiente:



Ejercicio.

Es hora de poner a prueba tus habilidades.

Eres una empresa que vende sus productos a diversos clientes. Cada uno de ellos dispone de un límite de crédito, o sea, cuánto es lo máximo que puede comprarte a crédito. También cada cliente cuenta con un plazo distinto, o sea, cuántos días tiene para pagarte. Tus finanzas no van muy bien y te urge hacer cobros. Revisando tu información de cuentas por cobrar te encuentras con lo siguiente:



Utiliza las funciones lógicas de calc para ayudarte a identificar a los clientes que están excedidos de su crédito o que tienen pagos vencidos (o sea que ya se venció el plazo que tenían para pagarte). Márcalos en naranja.

Si hay clientes que están excedidos en crédito y además tienen pagos vencidos, márcalos en rojo.

Tip: Usarás formatos condicionados, así como las funciones Y(), y O(). ¿Cómo sabes los días transcurridos desde la facturación hasta la fecha de “hoy” (la que está marcada así en la tabla)?

Este contenido está disponible bajo la licencia Creative Commons México.

Introducción

Algunas actividades de oficina hacen necesaria la edición de diagramas. Por ejemplo, la documentación de procesos y procedimientos, la creación de organigramas, o el bosquejo de proyectos, requieren de diagramas.

Existen diversos tipos de diagramas, cada uno de los cuales utiliza un grupo de símbolos orientado a una aplicación específica. Por lo tanto, un buen programa de elaboración de diagramas debiera incorporar conjuntos de símbolos para varios tipos de diagrama, al menos para los más utilizados.
Hasta ahora, no existe un formato estándar para este tipo de archivos, por lo que mucha gente adopta un estándar de facto, que es Visio®, lo cual deriva en que se suponga el uso del sistema operativo MS Windows® como un requerimiento imprescindible, ya que el programa solamente está disponible para ese sistema. Apreciaremos que esto no es así.

Revisaremos aquí un programa de licencia libre que puede ser utilizado sin restricciones y que está disponible para diversas plataformas operativas. Como veremos, este programa cuenta con conjuntos de símbolos y herramientas de importación y exportación que lo convierten en una excelente opción para este tipo de tarea y que le permitirán el intercambio de información con aquellos usuarios que emplean Visio®, además de dotar de opciones interesantes a los usuarios avanzados, como puede ser la posibilidad de generar diagramas UML que, con otro programa asociado, produzcan código, lo cual es apreciado por los programadores que utilizan la tecnología UML.

Descripción

Dia está orientado a ser un sustituto libre de Visio®, y actualmente provee herramientas para generar diagramas de entidad-relación, diagramas de flujo, diagramas UML, diagramas BPM, diagramas de red y varios más. Además, resulta muy sencillo añadir nuevos tipos de diagramas con conjuntos de símbolos propios.

Los diagramas generados con dia pueden ser guardados en el formato propio del programa (.dia), o exportarlos a varios formatos, como gráficos vectoriales svg, mapas de bit png, postscript (ps), postscript encapsulado (eps), o archivos XML de Visio® (vdx), entre muchos otros.

Creación de un diagrama básico

Abrimos el programa, lo que nos dará la ventana siguiente


Nos muestra el conjunto de símbolos que dejamos activo en la última ocasión.

En el menú “Archivo”, pulsamos en la opción “Nuevo” u oprimimos <ctrl><N>.

El nuevo archivo está limpio, por lo que veremos un lienzo como el que se ilustra:

Para crear un diagrama, basta seleccionar el conjunto de símbolos y luego ir incorporando elementos de acuerdo a lo que deseamos diagramar. Aquí mostramos un ejemplo de un diagrama de red:

 


Impresión de diagramas

Antes de imprimir, deberemos decidir si queremos que cada banda de nuestro diagrama se imprima en una página separada, o si queremos escalar el dibujo a cierto número de páginas.

En el sencillo ejemplo mostrado arriba, observamos dos bandas, lo que nos generaría una impresión de dos páginas. Supondré, para efectos ilustrativos, que lo que se pretende es tener la impresión en una sola página. Bajo este supuesto, lo primero que hacemos es ir a la configuración de página e indicar que se haga el ajuste a una página:


Yo elegí, además de lo que se muestra en la imagen, la orientación horizontal, por considerar que se adaptaba mejor a mi diagrama.

Luego de realizar el ajuste a la cantidad de páginas que hayamos decidido la impresión puede realizarse como con cualquier otra aplicación. En mi caso, imprimiré a un archivo PDF:



Aquí muestro la salida:



Guardar y exportar.

Es hora de guardar nuestro trabajo, usando la opción Archivo->Guardar como...



Si lo que necesitamos es combinar nuestro diagrama con otros archivos, o compartirlo con alguien más, tal vez nos convenga más exportarlo a otro formato. En mi caso, haré dos exportaciones, una a un gráfico png y otra al formato de Visio.


Conclusiones y lecturas adicionales.

La elaboración de diagramas es una tarea importante en las empresas, aunque no es cotidiana. Dia proporciona una excelente opción para realizar este tipo de trabajo y no se limita a unos pocos tipos de diagrama.

El programa stá disponible para GNU/Linux, Mac OSX, Windows, Irix y Solaris en la dirección .http://live.gnome.org/Dia/Download. Estará también disponible a través del gestor de paquetes de su distribución preferida de GNU/Linux.

Se pueden consultar muchos diagramas de muestra en http://live.gnome.org/Dia/Examples

Existe mucha documentación al respecto, pero un buen lugar para comenzar es el sitio http://dia-installer.de/doc/en/index.html o el tutorial en http://projects.gnome.org/dia/diatut/all/all.html

Este contenido está disponible bajo la licencia Creative Commons México.

Esta es una guía breve para la impresión de documentos en serie con LibreOffice u OpenOffice.org.

La impresión en serie se refiere a la impresión de varias copias de un mismo documento, como un diploma o una invitación, con uno o más datos que cambian en cada caso y que se toman a partir de una fuente externa, como una hoja de cálculo o una base de datos.

Revisaremos un par de situaciones imaginarias en las que la impresión en serie (combinar correspondencia) resulta de mucha utilidad, utilizando ejemplos muy artificiales, pero que ilustren situaciones que se parezcan a las que podemos encontrar en el trabajo cotidiano.

Situación 1.

Para analizar un primer caso sencillo, supongamos que hemos impartido un curso titulado “Palitos y Bolitas” y deseamos entregar reconocimientos o diplomas a cada uno de los participantes. Los datos de los participantes en el curso están contenidos en un archivo de hoja de cálculo:

Datos de los participantes
NombreCorreo-e
Alejandro Gómez Garay Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Andrés Herrera Mejía Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Armando Soto Baeza Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Guillermo Bravo Pacheco Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Pepito el de los Cuentos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.


Para este ejemplo he preparado un gráfico tamaño carta empleando el programa de dibujo Draw, incluido en el paquete LibreOffice (o en OpenOffice.org):


En el caso de que el diploma a imprimir sea de otro tamaño, habría que ajustar el formato de página en concordancia.
En este caso, según se aprecia, el gráfico incluye el texto del diploma, excepto el nombre del participante. Esto lo hice así para concentrar la presentación en el tema de la impresión en serie, pero también puede capturarse el texto en el documento.
También supuse que los reconocimientos se han de imprimir en papel blanco y no en diplomas especiales para impresora, como los que se pueden conseguir en la papelería o con su proveedor de consumibles de cómputo.
Hechos estos comentarios, procedamos a crear un nuevo documento de texto:



Lo primero que haremos será dar formato a la página, pues la queremos en formato horizontal (apaisada) y no vertical, además de que yo definiré los márgenes en modo distinto a los valores predeterminados:


Enseguida, definimos el fondo de la página, para establecer que nuestro gráfico sea ese fondo:



Notar los cambios que hice en cuanto al tipo y la vista previa de la imagen que elegí.

Tanto la definición de los márgenes como el establecimiento de la imagen de fondo son opciones que se localizan al entrar al menú Formato -> Página

Así se ve ahora el documento luego de aplicar nuestros ajustes:



Ahora viene lo interesante y que constituye al asunto medular de este ejemplo, es decir, la inclusión de los nombres de los participantes y la impresión de los diplomas.
Si bien en este ejemplo se trata de imprimir pocos reconocimientos, solamente cinco, en la práctica puede ser necesario imprimir decenas, o más, de ellos, de modo que escribir el nombre, imprimir, cambiar el nombre, imprimir, etc., no es una opción eficiente ya que consumirá mucho tiempo. En su lugar, aprovecharemos que los datos de las personas a las cuales les queremos otorgar el diploma los tenemos capturados en una hoja de cálculo. Lo que necesitamos hacer, entonces, es insertar un campo en el lugar donde queremos que se imprima el nombre.
Insertamos un campo de base de datos entrando al menú Insertar -> Campos -> Otros, o pulsando <ctr><f2>:



Se elige la pestaña con el título Base de datos y ahí se marca el archivo que incluye los datos que deseamos incorporar a nuestro documento. Si no encontráramos en la lista el archivo deseado, lo añadimos usando el botón de Examinar. Notar que al marcar el archivo se pueden ver las hojas que incluyen información (en este caso solo la Hoja1) y las columnas de datos que ahí se encuentran. Yo marcaré el campo nombre y picaré en Insertar. El documento ahora queda así:



Nuestro documento está casi listo para ser impreso, pero falta colocar el campo en el lugar adecuado y darle el formato que nos parezca apropiado. Para esto, yo añadí un espacio de 10cm previos al párrafo (Formato -> Párrafo), centré mi texto y le definí la tipografía y su altura, quedando así mi documento:



Ya casi terminamos, solo falta la impresión. Como insertamos un campo de base de datos, LibreOffice (OpenOffice.org) nos preguntará si deseamos hacer la impresión en serie o no. En caso negativo, se imprimirá el documento tal como se aprecia en la imagen previa. En caso afirmativo, el valor del campo se llenará con el nombre de cada uno de los participantes incluidos en el archivo, o con los que seleccionemos al momento de la impresión (si no queremos que sean todos):


En mi ejemplo, indicaré que deseo imprimir todos los registros. No obstante, es muy recomendable elegir solo dos o tres registros en una primera impresión, pues puede haber problemas con el formato, especialmente si se usan diplomas pre-impresos. Además, en ocasiones se imprimen hojas en blanco (que en este ejemplo no lo serán tanto, pues incluirán el gráfico de fondo).
Si detectamos problemas con el formato, se hacen los ajustes correspondientes en el documento (por ejemplo, la definición de los márgenes). Note que la aparición de problemas puede depender de la impresora que se seleccione.
Si encontramos el problema de la impresión de páginas en blanco (en cuanto al llenado del campo), es posible que debamos ajustar la impresión para que solamente incluya el anverso del formato (lo que se hace en la pestaña de Diseño de página).



Suponiendo que ya hicimos nuestra impresión de prueba y no hay problemas, o ya los arreglamos, solo basta seleccionar la impresora y ¡voila!, se imprimirán todos los diplomas de los participantes. Yo usé la impresión a PDF en este caso. Aquí muestro una parte del resultado:

 

Situación 2.

En este segundo caso, imprimiremos una carta personalizada nuestros alumnos del curso de Palitos y Bolitas y los sobres para enviárselas por correo ordinario.
Primero, escribimos la carta. Como antes, abrimos un documento nuevo y tecleamos el texto deseado. Yo abriré el nuevo documento y emplearé el plugin Lorem Ipsum para poner un texto de ejemplo.



Antes del texto principal, añadiré un texto para la fecha y un campo a partir de una hoja que he agregado a la hoja de cálculo del ejemplo anterior. La carta queda así:



Hasta aquí no hay nada nuevo, de ahí que no nos detengamos en el detalle. Lo interesante será imprimir los sobres. Para ello, abrimos otro nuevo documento y le asignamos un formato de acuerdo con los sobres que vayamos a utilizar:



Ahora agregaremos dos marcos  En el primero, que será un marco de texto, no habrá nada interesante, solo los datos del remitente. En el segundo, pondremos los datos del destinatario y, como podrá imaginar, usaremos campos para que sean llenados automáticamente durante la impresión. Este no será un marco de texto, sino un marco general (Insertar -> Marco).  En este, insertaremos algunos campos a partir de nuestra fuente de datos:



El punto relevante es el siguiente: Para insertar campos de datos en un marco, se debe usar un marco general y no uno de texto, pues en los marcos de texto no se tiene disponible la inserción de campos. Por supuesto que la impresión de la carta y la del sobre deberán realizarse por separado.

Conclusión

La impresión en serie es una función muy útil que permite ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas. Su aplicación es sumamente flexible. Puede servir para emitir cartas de bienvenida a un nuevo ciclo escolar para todos los alumnos de una escuela, para imprimir las etiquetas que se han de colocar en los anaqueles de un almacén, o bien las etiquetas de envío que se pegarán a los sobres que enviaremos por paquetería. Las aplicaciones dependerán de las necesidades y la imaginación del usuario. Queremos invitarles a explorar los asistentes de impresión de etiquetas que están disponibles a partir del menú Archivo y que con lo visto en esta breve guía deberán resultar fáciles de aprovechar.

Este tutor en video muestra cómo hacer el envío de documentos por correo electrónico a diversos contactos almacenados en una fuente de datos, usando OpenOffice.org o LibreOffice.