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Impresión en serie con LibreOffice

Este contenido está disponible bajo la licencia Creative Commons México.

Esta es una guía breve para la impresión de documentos en serie con LibreOffice u OpenOffice.org.

La impresión en serie se refiere a la impresión de varias copias de un mismo documento, como un diploma o una invitación, con uno o más datos que cambian en cada caso y que se toman a partir de una fuente externa, como una hoja de cálculo o una base de datos.

Revisaremos un par de situaciones imaginarias en las que la impresión en serie (combinar correspondencia) resulta de mucha utilidad, utilizando ejemplos muy artificiales, pero que ilustren situaciones que se parezcan a las que podemos encontrar en el trabajo cotidiano.

Situación 1.

Para analizar un primer caso sencillo, supongamos que hemos impartido un curso titulado “Palitos y Bolitas” y deseamos entregar reconocimientos o diplomas a cada uno de los participantes. Los datos de los participantes en el curso están contenidos en un archivo de hoja de cálculo:

Datos de los participantes
NombreCorreo-e
Alejandro Gómez Garay Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Andrés Herrera Mejía Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Armando Soto Baeza Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Guillermo Bravo Pacheco Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Pepito el de los Cuentos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.


Para este ejemplo he preparado un gráfico tamaño carta empleando el programa de dibujo Draw, incluido en el paquete LibreOffice (o en OpenOffice.org):


En el caso de que el diploma a imprimir sea de otro tamaño, habría que ajustar el formato de página en concordancia.
En este caso, según se aprecia, el gráfico incluye el texto del diploma, excepto el nombre del participante. Esto lo hice así para concentrar la presentación en el tema de la impresión en serie, pero también puede capturarse el texto en el documento.
También supuse que los reconocimientos se han de imprimir en papel blanco y no en diplomas especiales para impresora, como los que se pueden conseguir en la papelería o con su proveedor de consumibles de cómputo.
Hechos estos comentarios, procedamos a crear un nuevo documento de texto:



Lo primero que haremos será dar formato a la página, pues la queremos en formato horizontal (apaisada) y no vertical, además de que yo definiré los márgenes en modo distinto a los valores predeterminados:


Enseguida, definimos el fondo de la página, para establecer que nuestro gráfico sea ese fondo:



Notar los cambios que hice en cuanto al tipo y la vista previa de la imagen que elegí.

Tanto la definición de los márgenes como el establecimiento de la imagen de fondo son opciones que se localizan al entrar al menú Formato -> Página

Así se ve ahora el documento luego de aplicar nuestros ajustes:



Ahora viene lo interesante y que constituye al asunto medular de este ejemplo, es decir, la inclusión de los nombres de los participantes y la impresión de los diplomas.
Si bien en este ejemplo se trata de imprimir pocos reconocimientos, solamente cinco, en la práctica puede ser necesario imprimir decenas, o más, de ellos, de modo que escribir el nombre, imprimir, cambiar el nombre, imprimir, etc., no es una opción eficiente ya que consumirá mucho tiempo. En su lugar, aprovecharemos que los datos de las personas a las cuales les queremos otorgar el diploma los tenemos capturados en una hoja de cálculo. Lo que necesitamos hacer, entonces, es insertar un campo en el lugar donde queremos que se imprima el nombre.
Insertamos un campo de base de datos entrando al menú Insertar -> Campos -> Otros, o pulsando <ctr><f2>:



Se elige la pestaña con el título Base de datos y ahí se marca el archivo que incluye los datos que deseamos incorporar a nuestro documento. Si no encontráramos en la lista el archivo deseado, lo añadimos usando el botón de Examinar. Notar que al marcar el archivo se pueden ver las hojas que incluyen información (en este caso solo la Hoja1) y las columnas de datos que ahí se encuentran. Yo marcaré el campo nombre y picaré en Insertar. El documento ahora queda así:



Nuestro documento está casi listo para ser impreso, pero falta colocar el campo en el lugar adecuado y darle el formato que nos parezca apropiado. Para esto, yo añadí un espacio de 10cm previos al párrafo (Formato -> Párrafo), centré mi texto y le definí la tipografía y su altura, quedando así mi documento:



Ya casi terminamos, solo falta la impresión. Como insertamos un campo de base de datos, LibreOffice (OpenOffice.org) nos preguntará si deseamos hacer la impresión en serie o no. En caso negativo, se imprimirá el documento tal como se aprecia en la imagen previa. En caso afirmativo, el valor del campo se llenará con el nombre de cada uno de los participantes incluidos en el archivo, o con los que seleccionemos al momento de la impresión (si no queremos que sean todos):


En mi ejemplo, indicaré que deseo imprimir todos los registros. No obstante, es muy recomendable elegir solo dos o tres registros en una primera impresión, pues puede haber problemas con el formato, especialmente si se usan diplomas pre-impresos. Además, en ocasiones se imprimen hojas en blanco (que en este ejemplo no lo serán tanto, pues incluirán el gráfico de fondo).
Si detectamos problemas con el formato, se hacen los ajustes correspondientes en el documento (por ejemplo, la definición de los márgenes). Note que la aparición de problemas puede depender de la impresora que se seleccione.
Si encontramos el problema de la impresión de páginas en blanco (en cuanto al llenado del campo), es posible que debamos ajustar la impresión para que solamente incluya el anverso del formato (lo que se hace en la pestaña de Diseño de página).



Suponiendo que ya hicimos nuestra impresión de prueba y no hay problemas, o ya los arreglamos, solo basta seleccionar la impresora y ¡voila!, se imprimirán todos los diplomas de los participantes. Yo usé la impresión a PDF en este caso. Aquí muestro una parte del resultado:

 

Situación 2.

En este segundo caso, imprimiremos una carta personalizada nuestros alumnos del curso de Palitos y Bolitas y los sobres para enviárselas por correo ordinario.
Primero, escribimos la carta. Como antes, abrimos un documento nuevo y tecleamos el texto deseado. Yo abriré el nuevo documento y emplearé el plugin Lorem Ipsum para poner un texto de ejemplo.



Antes del texto principal, añadiré un texto para la fecha y un campo a partir de una hoja que he agregado a la hoja de cálculo del ejemplo anterior. La carta queda así:



Hasta aquí no hay nada nuevo, de ahí que no nos detengamos en el detalle. Lo interesante será imprimir los sobres. Para ello, abrimos otro nuevo documento y le asignamos un formato de acuerdo con los sobres que vayamos a utilizar:



Ahora agregaremos dos marcos  En el primero, que será un marco de texto, no habrá nada interesante, solo los datos del remitente. En el segundo, pondremos los datos del destinatario y, como podrá imaginar, usaremos campos para que sean llenados automáticamente durante la impresión. Este no será un marco de texto, sino un marco general (Insertar -> Marco).  En este, insertaremos algunos campos a partir de nuestra fuente de datos:



El punto relevante es el siguiente: Para insertar campos de datos en un marco, se debe usar un marco general y no uno de texto, pues en los marcos de texto no se tiene disponible la inserción de campos. Por supuesto que la impresión de la carta y la del sobre deberán realizarse por separado.

Conclusión

La impresión en serie es una función muy útil que permite ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas. Su aplicación es sumamente flexible. Puede servir para emitir cartas de bienvenida a un nuevo ciclo escolar para todos los alumnos de una escuela, para imprimir las etiquetas que se han de colocar en los anaqueles de un almacén, o bien las etiquetas de envío que se pegarán a los sobres que enviaremos por paquetería. Las aplicaciones dependerán de las necesidades y la imaginación del usuario. Queremos invitarles a explorar los asistentes de impresión de etiquetas que están disponibles a partir del menú Archivo y que con lo visto en esta breve guía deberán resultar fáciles de aprovechar.