Designed by olwebdesign
818722 Views

Edición de diagramas con dia

Este contenido está disponible bajo la licencia Creative Commons México.

Introducción

Algunas actividades de oficina hacen necesaria la edición de diagramas. Por ejemplo, la documentación de procesos y procedimientos, la creación de organigramas, o el bosquejo de proyectos, requieren de diagramas.

Existen diversos tipos de diagramas, cada uno de los cuales utiliza un grupo de símbolos orientado a una aplicación específica. Por lo tanto, un buen programa de elaboración de diagramas debiera incorporar conjuntos de símbolos para varios tipos de diagrama, al menos para los más utilizados.
Hasta ahora, no existe un formato estándar para este tipo de archivos, por lo que mucha gente adopta un estándar de facto, que es Visio®, lo cual deriva en que se suponga el uso del sistema operativo MS Windows® como un requerimiento imprescindible, ya que el programa solamente está disponible para ese sistema. Apreciaremos que esto no es así.

Revisaremos aquí un programa de licencia libre que puede ser utilizado sin restricciones y que está disponible para diversas plataformas operativas. Como veremos, este programa cuenta con conjuntos de símbolos y herramientas de importación y exportación que lo convierten en una excelente opción para este tipo de tarea y que le permitirán el intercambio de información con aquellos usuarios que emplean Visio®, además de dotar de opciones interesantes a los usuarios avanzados, como puede ser la posibilidad de generar diagramas UML que, con otro programa asociado, produzcan código, lo cual es apreciado por los programadores que utilizan la tecnología UML.

Descripción

Dia está orientado a ser un sustituto libre de Visio®, y actualmente provee herramientas para generar diagramas de entidad-relación, diagramas de flujo, diagramas UML, diagramas BPM, diagramas de red y varios más. Además, resulta muy sencillo añadir nuevos tipos de diagramas con conjuntos de símbolos propios.

Los diagramas generados con dia pueden ser guardados en el formato propio del programa (.dia), o exportarlos a varios formatos, como gráficos vectoriales svg, mapas de bit png, postscript (ps), postscript encapsulado (eps), o archivos XML de Visio® (vdx), entre muchos otros.

Creación de un diagrama básico

Abrimos el programa, lo que nos dará la ventana siguiente


Nos muestra el conjunto de símbolos que dejamos activo en la última ocasión.

En el menú “Archivo”, pulsamos en la opción “Nuevo” u oprimimos <ctrl><N>.

El nuevo archivo está limpio, por lo que veremos un lienzo como el que se ilustra:

Para crear un diagrama, basta seleccionar el conjunto de símbolos y luego ir incorporando elementos de acuerdo a lo que deseamos diagramar. Aquí mostramos un ejemplo de un diagrama de red:

 


Impresión de diagramas

Antes de imprimir, deberemos decidir si queremos que cada banda de nuestro diagrama se imprima en una página separada, o si queremos escalar el dibujo a cierto número de páginas.

En el sencillo ejemplo mostrado arriba, observamos dos bandas, lo que nos generaría una impresión de dos páginas. Supondré, para efectos ilustrativos, que lo que se pretende es tener la impresión en una sola página. Bajo este supuesto, lo primero que hacemos es ir a la configuración de página e indicar que se haga el ajuste a una página:


Yo elegí, además de lo que se muestra en la imagen, la orientación horizontal, por considerar que se adaptaba mejor a mi diagrama.

Luego de realizar el ajuste a la cantidad de páginas que hayamos decidido la impresión puede realizarse como con cualquier otra aplicación. En mi caso, imprimiré a un archivo PDF:



Aquí muestro la salida:



Guardar y exportar.

Es hora de guardar nuestro trabajo, usando la opción Archivo->Guardar como...



Si lo que necesitamos es combinar nuestro diagrama con otros archivos, o compartirlo con alguien más, tal vez nos convenga más exportarlo a otro formato. En mi caso, haré dos exportaciones, una a un gráfico png y otra al formato de Visio.


Conclusiones y lecturas adicionales.

La elaboración de diagramas es una tarea importante en las empresas, aunque no es cotidiana. Dia proporciona una excelente opción para realizar este tipo de trabajo y no se limita a unos pocos tipos de diagrama.

El programa stá disponible para GNU/Linux, Mac OSX, Windows, Irix y Solaris en la dirección .http://live.gnome.org/Dia/Download. Estará también disponible a través del gestor de paquetes de su distribución preferida de GNU/Linux.

Se pueden consultar muchos diagramas de muestra en http://live.gnome.org/Dia/Examples

Existe mucha documentación al respecto, pero un buen lugar para comenzar es el sitio http://dia-installer.de/doc/en/index.html o el tutorial en http://projects.gnome.org/dia/diatut/all/all.html

Impresión en serie con LibreOffice

Este contenido está disponible bajo la licencia Creative Commons México.

Esta es una guía breve para la impresión de documentos en serie con LibreOffice u OpenOffice.org.

La impresión en serie se refiere a la impresión de varias copias de un mismo documento, como un diploma o una invitación, con uno o más datos que cambian en cada caso y que se toman a partir de una fuente externa, como una hoja de cálculo o una base de datos.

Revisaremos un par de situaciones imaginarias en las que la impresión en serie (combinar correspondencia) resulta de mucha utilidad, utilizando ejemplos muy artificiales, pero que ilustren situaciones que se parezcan a las que podemos encontrar en el trabajo cotidiano.

Situación 1.

Para analizar un primer caso sencillo, supongamos que hemos impartido un curso titulado “Palitos y Bolitas” y deseamos entregar reconocimientos o diplomas a cada uno de los participantes. Los datos de los participantes en el curso están contenidos en un archivo de hoja de cálculo:

Datos de los participantes
NombreCorreo-e
Alejandro Gómez Garay Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Andrés Herrera Mejía Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Armando Soto Baeza Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Guillermo Bravo Pacheco Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Pepito el de los Cuentos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.


Para este ejemplo he preparado un gráfico tamaño carta empleando el programa de dibujo Draw, incluido en el paquete LibreOffice (o en OpenOffice.org):


En el caso de que el diploma a imprimir sea de otro tamaño, habría que ajustar el formato de página en concordancia.
En este caso, según se aprecia, el gráfico incluye el texto del diploma, excepto el nombre del participante. Esto lo hice así para concentrar la presentación en el tema de la impresión en serie, pero también puede capturarse el texto en el documento.
También supuse que los reconocimientos se han de imprimir en papel blanco y no en diplomas especiales para impresora, como los que se pueden conseguir en la papelería o con su proveedor de consumibles de cómputo.
Hechos estos comentarios, procedamos a crear un nuevo documento de texto:



Lo primero que haremos será dar formato a la página, pues la queremos en formato horizontal (apaisada) y no vertical, además de que yo definiré los márgenes en modo distinto a los valores predeterminados:


Enseguida, definimos el fondo de la página, para establecer que nuestro gráfico sea ese fondo:



Notar los cambios que hice en cuanto al tipo y la vista previa de la imagen que elegí.

Tanto la definición de los márgenes como el establecimiento de la imagen de fondo son opciones que se localizan al entrar al menú Formato -> Página

Así se ve ahora el documento luego de aplicar nuestros ajustes:



Ahora viene lo interesante y que constituye al asunto medular de este ejemplo, es decir, la inclusión de los nombres de los participantes y la impresión de los diplomas.
Si bien en este ejemplo se trata de imprimir pocos reconocimientos, solamente cinco, en la práctica puede ser necesario imprimir decenas, o más, de ellos, de modo que escribir el nombre, imprimir, cambiar el nombre, imprimir, etc., no es una opción eficiente ya que consumirá mucho tiempo. En su lugar, aprovecharemos que los datos de las personas a las cuales les queremos otorgar el diploma los tenemos capturados en una hoja de cálculo. Lo que necesitamos hacer, entonces, es insertar un campo en el lugar donde queremos que se imprima el nombre.
Insertamos un campo de base de datos entrando al menú Insertar -> Campos -> Otros, o pulsando <ctr><f2>:



Se elige la pestaña con el título Base de datos y ahí se marca el archivo que incluye los datos que deseamos incorporar a nuestro documento. Si no encontráramos en la lista el archivo deseado, lo añadimos usando el botón de Examinar. Notar que al marcar el archivo se pueden ver las hojas que incluyen información (en este caso solo la Hoja1) y las columnas de datos que ahí se encuentran. Yo marcaré el campo nombre y picaré en Insertar. El documento ahora queda así:



Nuestro documento está casi listo para ser impreso, pero falta colocar el campo en el lugar adecuado y darle el formato que nos parezca apropiado. Para esto, yo añadí un espacio de 10cm previos al párrafo (Formato -> Párrafo), centré mi texto y le definí la tipografía y su altura, quedando así mi documento:



Ya casi terminamos, solo falta la impresión. Como insertamos un campo de base de datos, LibreOffice (OpenOffice.org) nos preguntará si deseamos hacer la impresión en serie o no. En caso negativo, se imprimirá el documento tal como se aprecia en la imagen previa. En caso afirmativo, el valor del campo se llenará con el nombre de cada uno de los participantes incluidos en el archivo, o con los que seleccionemos al momento de la impresión (si no queremos que sean todos):


En mi ejemplo, indicaré que deseo imprimir todos los registros. No obstante, es muy recomendable elegir solo dos o tres registros en una primera impresión, pues puede haber problemas con el formato, especialmente si se usan diplomas pre-impresos. Además, en ocasiones se imprimen hojas en blanco (que en este ejemplo no lo serán tanto, pues incluirán el gráfico de fondo).
Si detectamos problemas con el formato, se hacen los ajustes correspondientes en el documento (por ejemplo, la definición de los márgenes). Note que la aparición de problemas puede depender de la impresora que se seleccione.
Si encontramos el problema de la impresión de páginas en blanco (en cuanto al llenado del campo), es posible que debamos ajustar la impresión para que solamente incluya el anverso del formato (lo que se hace en la pestaña de Diseño de página).



Suponiendo que ya hicimos nuestra impresión de prueba y no hay problemas, o ya los arreglamos, solo basta seleccionar la impresora y ¡voila!, se imprimirán todos los diplomas de los participantes. Yo usé la impresión a PDF en este caso. Aquí muestro una parte del resultado:

 

Situación 2.

En este segundo caso, imprimiremos una carta personalizada nuestros alumnos del curso de Palitos y Bolitas y los sobres para enviárselas por correo ordinario.
Primero, escribimos la carta. Como antes, abrimos un documento nuevo y tecleamos el texto deseado. Yo abriré el nuevo documento y emplearé el plugin Lorem Ipsum para poner un texto de ejemplo.



Antes del texto principal, añadiré un texto para la fecha y un campo a partir de una hoja que he agregado a la hoja de cálculo del ejemplo anterior. La carta queda así:



Hasta aquí no hay nada nuevo, de ahí que no nos detengamos en el detalle. Lo interesante será imprimir los sobres. Para ello, abrimos otro nuevo documento y le asignamos un formato de acuerdo con los sobres que vayamos a utilizar:



Ahora agregaremos dos marcos  En el primero, que será un marco de texto, no habrá nada interesante, solo los datos del remitente. En el segundo, pondremos los datos del destinatario y, como podrá imaginar, usaremos campos para que sean llenados automáticamente durante la impresión. Este no será un marco de texto, sino un marco general (Insertar -> Marco).  En este, insertaremos algunos campos a partir de nuestra fuente de datos:



El punto relevante es el siguiente: Para insertar campos de datos en un marco, se debe usar un marco general y no uno de texto, pues en los marcos de texto no se tiene disponible la inserción de campos. Por supuesto que la impresión de la carta y la del sobre deberán realizarse por separado.

Conclusión

La impresión en serie es una función muy útil que permite ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas. Su aplicación es sumamente flexible. Puede servir para emitir cartas de bienvenida a un nuevo ciclo escolar para todos los alumnos de una escuela, para imprimir las etiquetas que se han de colocar en los anaqueles de un almacén, o bien las etiquetas de envío que se pegarán a los sobres que enviaremos por paquetería. Las aplicaciones dependerán de las necesidades y la imaginación del usuario. Queremos invitarles a explorar los asistentes de impresión de etiquetas que están disponibles a partir del menú Archivo y que con lo visto en esta breve guía deberán resultar fáciles de aprovechar.

Video: Enviar correos en serie desde OpenOffice org

Este tutor en video muestra cómo hacer el envío de documentos por correo electrónico a diversos contactos almacenados en una fuente de datos, usando OpenOffice.org o LibreOffice.